Evénementiel

Contexte

Durant mes années comme animatrice scoute, j'ai organisé un souper crêpes annuel afin de financer le camp d'été de l'unité. L'événement a connu deux éditions, en mars 2023 et février 2024, chacune nécessitant une organisation logistique complète en parallèle du travail de communication.

Ma mission

• Organiser la logistique complète de l'événement : réservations, gestion des tarifs, coordination de l'équipe d'animateurs le jour J

• Construire la grille tarifaire (formules de crêpes, boissons, tickets) en assurant la couverture des coûts et la marge destinée au financement du camp

• Pour l'édition 2024 : démarcher les commerces locaux afin d'obtenir des dons pour une tombola, puis organiser la vente des tickets et le tirage

• Coordonner l'équipe d'animateurs sur la prise de réservations et le service le soir de l'événement

Compétences mobilisées

• Gestion de projet événementiel de A à Z

• Coordination d'équipe (animateurs bénévoles)

• Relation avec des partenaires commerciaux (démarchage de dons)

• Gestion des réservations et de la billetterie

• Construction d'une grille tarifaire et budgétisation

• Organisation d'une tombola (collecte de lots, vente de tickets, tirage)

Réalisations & résultats

Les deux éditions du souper crêpes se sont tenues à l'ancienne gare de Ronquières, avec un système de réservation directe auprès des animateurs référents (numéros dédiés communiqués sur les supports de communication).

Pour l'édition 2024, l'événement a gagné en ampleur avec l'ajout d'une tombola alimentée par les dons d'une dizaine de commerces et partenaires locaux (épicerie, mercerie, bijouterie, magasins de la région...), avec des lots séparés pour les adultes et pour les enfants.

Les bénéfices des deux soirées ont directement contribué au financement du camp d'été de l'unité, dans le cadre plus large de mes responsabilités d'animatrice.